Operations Manager

Over ons

Wij bouwen next-level digitale ervaringen voor merken die willen winnen. Met een team van 30+ specialisten tillen we eCommerce & digital performance naar het hoogste niveau. We werken voor merken als JustEat Takeaway, Deloitte, MG Motors, Budweiser, OGER en Vanilia - en groeien hard.

Om die groei te blijven schalen, zoeken we een Operations & People Lead die onze interne organisatie net zo strak laat draaien als onze projecten.

Over de functie

Je bent het organisatorische hart van Flatline: People, Finance, Operations én structuur komen bij jou samen. Jij zorgt dat het team goed functioneert, de cijfers kloppen, processen strak lopen en dat Flatline blijft bouwen aan een high-performance cultuur.

Je schakelt direct met het MT, bewaakt kwaliteit en pakt problemen op vóór ze problemen worden.

Kort gezegd: jij zorgt dat de machine blijft draaien - en sneller wordt.

Jouw taken

1. HR & Teambeheer

• Arbeidsovereenkomsten opstellen, beheren en up-to-date houden.

• Eerste sollicitatiegesprekken voeren en kandidaten selecteren voor vervolgrondes.

• Baanvoorstellen opstellen en uitsturen.

• Verlof-, vakantie- en verzuimaanvragen beoordelen.

• Halfjaarlijkse performance reviews organiseren én uitvoeren.

• Schakelen met salarisadministratie over salarismutaties en maandelijkse runs.

• Capaciteitsplanning: bepalen waar uitbreiding nodig is (sales, design, dev, PM, etc.).

• Adviseren over nieuwe hires of afscheid nemen — in overleg met MT.

• Groeipaden bewaken: junior → medior → senior trajecten stroomlijnen.

• Cultuur & waarden bewaken (ownership, kwaliteit, snelheid).

• Onboardingprogramma beheren zodat nieuwe collega’s binnen 4 weken productief zijn.

2. Finance & Administratie

• Jaar- en kwartaalbudgetten opstellen.

• Begrotingen maken en teams managen op budgetdiscipline.

• Budgetwijzigingen beoordelen en accorderen.

• Declaraties en bonnetjes controleren.

• Inkoopfacturen controleren en betaalbaar zetten.

• Klantfacturen uitsturen en ondersteunen bij facturatierondes.

• Cashflow, openstaande posten en betalingstermijnen monitoren.

• Maandelijkse P&L-review met aandeelhouders en MT.

• Kostenoptimalisaties opsporen (software, leveranciers, inefficiëntie).

• Profitability-per-team en per klant bewaken.

• Risicobeheer (contracten, personeelskosten, cashflow).

• Eindejaarsforecast en 12-month rolling forecast opstellen.

3. Operations & Processen

• Dagelijkse check op urenregistratie en workload.

• Manuals, processen en werkinstructies opzetten en actueel houden.

• Operationele KPI’s monitoren en knelpunten signaleren.

• Escalaties oppakken en oplossen — desnoods on-site bij de klant.

• Verbeterprojecten initiëren om efficiëntie en kwaliteit te verhogen.

• Beurzen en events organiseren samen met marketing.

• Duidelijke rapportages aan MT en aandeelhouders.

4. Strategische MT & Organisatieontwikkeling

Afhankelijk van jouw ervaring of doorgroeimogelijkheden voor het volgende:

• Teamcultuur, morale en leiderschapssignalen vroegtijdig oppikken.

• MT-besluiten voorbereiden met analyses (risico, impact, data).

• Meedenken aan de organisatiestructuur richting €10M+.

• Leiderschapsontwikkeling en opvolgingsplanning vormgeven.

• Nieuwe business units helpen ontwikkelen (B2B Consultancy, Commerce Intelligence, AI Products).

• Process excellence & productiviteit bewaken (lean agency mentaliteit).

• Jaarplan opstellen met duidelijke doelen & deliverables.

• Cross-department alignment bewaken (dev, design, PM, marketing, sales).

5. Ad-hoc & Facility

• Nieuw kantoor zoeken, onderhandelen en afronden.

• Facility management oppakken (leveranciers, verbouwingen, contracten).

• IT & hardware lifecycle beheren (laptops, monitors, licenties).

• Office experience & cultuur versterken (moderne luxe/Italiaanse aesthetic).

• Je hebt 4+ jaar ervaring in operations, HR, finance of een vergelijkbare rol.

• Je combineert structuur met snelheid: je kunt organiseren én doorpakken.

• Je begrijpt hoe een agency werkt en wat teams nodig hebben om te presteren.

• Je bent comfortabel met cijfers, systemen en procesoptimalisatie.

• Je bent scherp in communicatie en niet bang om door te pakken.

• Je houdt ervan om orde te brengen in een snelgroeiende organisatie.

Wij bieden

• Een sleutelrol met grote invloed op de groei van de agency.

• Werken in een ambitieus team met hoge standaarden en veel energie.

• Ruimte om te bouwen, verbeteren en écht verschil te maken.

• Ontwikkelmogelijkheden richting strategische operations/MT-rol.

• Sterke arbeidsvoorwaarden en een professioneel, luxe kantoor in Amsterdam.